Politique de confidentialité - RefClip

1. Introduction

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont les données personnelles sont traitées dans le cadre de l'utilisation de la plateforme RefClip.

RefClip est une plateforme SaaS permettant aux fédérations sportives et à leurs utilisateurs autorisés de créer des comptes, gérer des fédérations, téléverser, organiser, commenter, analyser et télécharger des clips vidéo. Le service vise d'abord la Belgique, le Luxembourg, la France et la Suisse, avec une ouverture possible à d'autres pays selon les contrats conclus.

2. Rôles en matière de protection des données

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme :

• la fédération cliente agit en qualité de responsable de traitement, en déterminant les finalités et les moyens du traitement des données ;
• RefClip agit en qualité de sous-traitant, en fournissant l'infrastructure technique permettant le fonctionnement du service.

Toute question relative au traitement des données dans le cadre de l'activité de la fédération doit être adressée à la fédération concernée.

Pour toute question relative à l'infrastructure technique RefClip, vous pouvez contacter :
contact@refclip.fr

3. Données traitées

Dans le cadre du fonctionnement de la plateforme, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

Données d'identification

• nom
• prénom
• adresse email professionnelle
• photo de profil (le cas échéant)
• identifiants techniques de fédération et d'appartenance multi-contexte

Données de compte

• rôle utilisateur
• fédération associée
• historique d'activité
• paramètres de notification
• jetons techniques de connexion, d'invitation, de changement d'email et de réinitialisation de mot de passe
• tentatives de connexion échouées et verrouillage temporaire de sécurité

Contenus métiers

• clips vidéo
• taille des fichiers vidéo et consommation de stockage rattachée à la fédération
• commentaires
• évaluations de qualité vidéo et d'intérêt pédagogique des clips publics
• évaluations sportives structurées associées aux analyses officielles des clips
• dossiers, équipes, divisions, saisons, taxonomies de classement et réponses structurées ou libres renseignées lors de la publication
• analyses associées aux clips
• références réglementaires insérées volontairement dans les commentaires et analyses
• texte d'une description ou d'un commentaire transmis volontairement à l'assistant de reformulation
• visibilité choisie pour les publications et analyses officielles attribuées au FIBA Instructor

Données techniques

• journaux techniques
• adresse IP
• données de connexion
• informations de sécurité
• erreurs applicatives, traces de performance, URL consultée et informations sur l'appareil lorsque Sentry est activé

Données issues des demandes de contact

• nom, adresse email, organisation, téléphone, sport et nombre d'arbitres renseignés
• contenu nécessaire au traitement de la demande commerciale ou de démonstration

Certaines données sont nécessaires au fonctionnement du service.

4. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• fourniture et fonctionnement du service RefClip
• mesure et application du quota de stockage contractuel de la fédération cliente
• gestion des comptes utilisateurs
• collaboration entre utilisateurs (arbitres, mentors, administrateurs)
• reformulation facultative des descriptions et commentaires selon une terminologie d'arbitrage structurée
• animation du fil fédération, débats professionnels et publication d'une analyse de référence
• classement et filtrage des clips publics selon les évaluations de qualité des utilisateurs
• sécurité et prévention des accès non autorisés
• maintenance et amélioration technique de la plateforme
• détection, diagnostic et résolution des erreurs applicatives via Sentry lorsque ce service est activé
• envoi d'invitations, confirmations, réinitialisations de mot de passe et notifications liées aux commentaires
• traitement des demandes envoyées depuis le formulaire de contact
• respect des obligations légales applicables

5. Base légale

Les traitements de données reposent sur les bases légales suivantes :

• l'exécution du contrat entre RefClip et la fédération cliente ;
• l'exécution de mesures précontractuelles pour les demandes de contact et de démonstration ;
• l'intérêt légitime lié à la sécurité et au bon fonctionnement de la plateforme ;
• le consentement lorsque des préférences facultatives ou communications non strictement nécessaires seraient activées ;
• les obligations légales applicables en Belgique et dans l'Union européenne.

6. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles :

• aux administrateurs désignés par la fédération ;
• aux mentors et arbitres autorisés dans le cadre de la plateforme ;
• à tous les membres de la même fédération lorsque l'auteur choisit la visibilité « Toute la fédération » ;
• aux équipes techniques de RefClip lorsque cela est nécessaire pour la maintenance ou le support ;
• aux prestataires techniques utilisés pour l'hébergement et l'infrastructure.

7. Sous-traitants techniques

RefClip peut recourir à des prestataires techniques pour fournir le service, notamment :

• Vercel (hébergement du front-end)
• Render (hébergement de l'API back-end)
• Supabase (base de données PostgreSQL en Europe de l'Ouest, Irlande ; Supabase Auth non utilisé)
• Cloudflare (infrastructure réseau, stockage et diffusion vidéo via Cloudflare Stream, images de profil le cas échéant)
• Resend (e-mails transactionnels, invitations, réinitialisations de mot de passe et demandes de contact)
• Sentry (surveillance des erreurs et performances, uniquement lorsqu'un DSN est configuré)
• OpenAI (reformulation facultative des textes, uniquement lorsqu'un Utilisateur déclenche cette fonction)

Ces prestataires agissent en tant que sous-traitants techniques et traitent les données uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service.

8. Transferts internationaux

La base de données de production est hébergée via Supabase en Europe de l'Ouest (Irlande).

Certains prestataires techniques, notamment Vercel, Render, Cloudflare, Resend, Sentry et OpenAI, peuvent impliquer des traitements ou accès techniques en dehors de l'Union européenne selon leur infrastructure et leurs sous-traitants.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils sont encadrés par des mécanismes reconnus par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Pour l'assistant rédactionnel, RefClip désactive la conservation applicative de la réponse via le paramètre store: false. Sauf activation contractuelle d'un dispositif de rétention nulle, OpenAI peut toutefois conserver les requêtes et réponses jusqu'à 30 jours dans ses journaux de surveillance des abus.

9. Sécurité

RefClip met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données, incluant notamment :

• contrôle d'accès aux systèmes
• chiffrement des données en transit et au repos
• utilisation d'infrastructures cloud sécurisées
• mécanismes d'authentification
• cookies HTTP-only, rotation des jetons de rafraîchissement et limitation des tentatives de connexion
• contrôle CSRF par origine sur les requêtes authentifiées par cookies
• surveillance et protection de l'infrastructure

10. Durée de conservation

Les données de compte, contenus vidéo, commentaires, évaluations de qualité, évaluations sportives, analyses officielles et données métier sont conservés pendant la durée du contrat entre RefClip et la fédération cliente.

À la fin du contrat, les données peuvent être conservées temporairement afin de permettre leur récupération par le Client, puis supprimées ou anonymisées dans un délai indicatif de 90 jours, sauf obligation légale contraire ou stipulation contractuelle différente.

Les jetons de réinitialisation de mot de passe et de changement d'email sont conservés pour leur durée de validité configurée. Les jetons de rafraîchissement de session sont conservés jusqu'à expiration, révocation ou rotation. Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pour une durée indicative de 12 mois. La durée de conservation des événements Sentry doit être configurée et validée contractuellement par RefClip. Les sauvegardes sont conservées pour une durée indicative de 30 à 90 jours selon le prestataire. Les données de contact commercial sont conservées jusqu'à 3 ans après le dernier échange.

11. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès
• droit de rectification
• droit à l'effacement
• droit d'opposition
• droit à la limitation du traitement
• droit à la portabilité des données
• droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci

Les demandes de suppression de compte ou d'export de données doivent être adressées à la fédération cliente responsable de traitement ou, pour les traitements techniques opérés par RefClip, au contact ci-dessous. RefClip assistera le Client dans la mesure raisonnable.

Les demandes doivent être adressées à :
contact@refclip.fr

12. Autorité de contrôle

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente.

En Belgique :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
https://www.autoriteprotectiondonnees.be